Many companies today think about an internal communications app. They want to connect faster and more reliable with all of their employees. So that should be easy because it is just an app, right? Unfortunately that’s not the case for a corporate environment and you will run into questions that you might not be aware of today. We worked with customers worldwide to provide their employee app and talked to hundreds of communications professionals and here I would like to share our learnings about the top three challenges that you need to plan for.

  1. Security
  2. Reach
  3. Engagement

Lets have a short look one by one what’s behind these topics and how to best address them for your internal communications app project.

1. Security

Companies need to protect their sensitive information. But not everything is highly confidential – so there is always a tradeoff between security and reach. So how could an employee access an internal HR system or intranet? You could have a direct connection between a private device and the internal company network but that would be a high security risk for the corporate IT environment. That’s not secure and therefore not an option.

Security employee app

This is fundamental and one of the main reasons why most intranets today do not have a mobile channel for all of their employees. So what is an alternative approach? Weiterlesen…

One of the things that I love about intranets is that it doesn’t get boring. The way we understand and build intranets has been constantly evolving from digital employee newspapers over mighty employee portals to social (collaboration) intranets. And this is not the end. With the rise of mobile-first intranet CMS tools like the Eyo EmployeeApp we see yet another step of intranet evolution. Where is that coming from and how does this fit to the ongoing discussion about how a modern intranet – more often called digital workplace these days – should look like?

There is an intranet evolution going on

Since the first intranets have been deployed in the mid 1990′s we see a constant extension of use cases. Over time, intranets delivered more and more answers on the question “What do we do with it”. It started off as an information platform for basic knowledge about the company, offices, procedures and contacts. Functionality and technical (integration) complexity grew with the introduction of “Employee self services“. Intranets were often renamed to “Employee portals” and featured complex integration into HR systems to connect to time booking, travel or vacation processes. In 2006, the Web 2.0 wave that was about to change the Internet also started to influence how companies thought about their intranets or employee portals. Intranets were not cool anymore as everybody talked about wikis, forums and blogs. It took a couple of years to realize that the new social technology and intranets were a good fit with a smart combination of their individual strengths and weaknesses. So, there we are in 2016: every new intranet is planned as a social intranet that will cover not less that these 4 key uses cases:

digital workplace intranet use cases

This could look like a happy end, right? In fact it is not because there is one probing question that is far away from being answered by the current generation of social intranets: “How do we do mobile?” Weiterlesen…

Nach mehr als 7 lehrreichen und spannenden Jahren in der Intranet Beratung bei der T-Systems MMS bin ich von der Beraterseite auf die Seite der Lösungsanbieter gewechselt. Unser Produkt ist die Eyo Mitarbeiter App – eine mobile Lösung mit der bestehende Intranets einfach mobil verfügbar gemacht werden können, die aber auch sehr gut als alleiniges Intranet für kleinere und mittlere Unternehmen funktioniert.

eyo mitarbeiterapp full

Warum brauchen wir mobile Intranets?

Darauf gibt es viele Antworten. Nach vielen Gesprächen mit Kunden und Partnern in den letzten Monaten würde ich es so auf den Punkt bringen: Intranets können ihren Anspruch als digitales Zentrum der internen Kommunikation nur glaubhaft machen, wenn sie wirklich fast alle Mitarbeiter zuverlässig und regelmäßig erreichen. Das klingt einfach, ist aber in vielen Unternehmen weit von der Realität entfernt. Viele neue Social Intranets machen dieses Bild nicht besser, denn Activity Streams und hunderte (oder tausende) Gruppen überfordern Gelegenheitsnutzer. Noch nie hat jemand zu mir gesagt, sein Intranet sei zu einfach – beklagt wird immer Komplexität, Hürden beim Zugriff und beim Finden relevanter Informationen. Wir glauben fest daran, dass die Zukunft nicht in mehr Funktionen liegt, sondern in smarter Einfachheit – einfach zugänglich, einfach verständlich und einfach zu benutzen.

Was ist mit dem digitalen Arbeitsplatz?

Der digitale Arbeitsplatz wird nur teilweise mobil sein und nicht alle Anwendungsfälle werden wir zwingend auf die Smartphones der Mitarbeiter bringen müssen. Deshalb heisst die Überschrift auch nicht die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes ist mobil, sondern es geht explizit um das Intranet. Das Meiste was klassische Intranets beinhalten, macht mobil sehr viel Sinn (ausgenommen die klassischen Bereichs- und Teamvorstellungen, die auch schon heute unter Intranet-Managern sehr umstritten sind).

Gibt es nicht schon genug Technologie-Anbieter?

Stimmt, gerade im Bereich (Social) Collaboration gibt es viele Lösungen. Wir sehen aber eine klare Abgrenzung zwischen der Aufgabe, Informationen zu erstellen und zu verteilen. Unser Ziel ist nicht das Facebook für Unternehmen sondern das SPIEGEL ONLINE für Unternehmen. Darüber hinaus gibt es viele kleine Prozesse, die sich ideal für den mobilen Kanal anbieten. Die können als Erweiterung einfach in der Mitarbeiter App installiert werden.

mobiles intranet und mitarbeiter-app

Die Markt-Einordnung der MitarbeiterApp

Gibt es schon Partner, die bei Projekten unterstützen können?

Wir freuen uns über sehr positve Resonanz verschiedener Intranet Spezialisten. Es macht Spass, das Thema zu erklären, weil man oft nicht viel erklären muss. Sobald wir erzählen, dass es um Mitarbeiter in Produktion oder Service geht, dann fallen den meisten sofort Beispiele aus ihrer eigenen Beratungsarbeit ein, in denen diese Zielgruppe viel stärker in den Mittelpunkt kommt. Aktuell haben wir mit T-Systems und Hirschtec bereits zwei starke Partner gewonnen – weitere werden bald folgen.

Wie geht es mit Besser20 weiter?

Vor allem mit dem festen Plan diesen Blog wieder aktiver zu betreiben. Inhalt werden weiter die Themen Intranet und digitaler Arbeitsplatz sein. Bestimmt wird der Fokus mehr auf mobile Themen gehen, aber alles was sich spezifisch um unser Produkt dreht, wird im Eyo Produktblog stehen und nicht hier.

Kann man die Mitarbeiter App irgendwo testen?

Ja, ganz einfach auf unserer Website. Einfach auf testen drücken :-) Wer lieber eine Online Demo von uns bekommen möchte, kann das dort auch machen. Die Resonanz auf unsere Lösung ist für uns bisher wirklich toll – wir freuen uns sehr über jeden weiteren Pilotkunden!

Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) haben unser gesamtes Arbeitshandeln durchdrungen. Sie sorgen dafür, dass wir schnell riesige Datenmenge durchsuchen und zu jeder Zeit, an jedem Ort, miteinander kommunizieren können. Sie sorgen allerdings auch dafür, dass wir alle 6 Sekunden am Arbeitsplatz abgelenkt werden. Ein Reiz fordert unsere Aufmerksamkeit und unterbricht für diesen Moment das Zusammenwirken der verschiedenen Bereiche im Gehirn, die Kreativität und komplexes Denken ermöglichen.

 

Der digitale Reiz trifft uns in Form einer E-Mail, einer Benachrichtigung, einem Verweis oder einer Eingabeaufforderung und ist für sich genommen kein Problem. Wir begegnen ihm fast automatisiert.

Der häufige Kontextwechsel und die Neuausrichtung unserer Aufmerksamkeit bringen jedoch Widersprüche mit sich. Sie verändern unsere Art zu denken. Die Ausschüttung des Stresshormons Cortisol verhindert die Rückkopplung auf höhere kognitive Systeme. Das Verständnis der Zusammenhänge bleibt oberflächlich. Wissen wird nicht im Langzeitgedächtnis abgespeichert und fehlt für die Bewertung zukünftiger Situationen. Was einst als Notreaktion in der Gefahrensituation gedacht war, lässt den Menschen im Dauerarbeitsmodus verbrennen. Die Wahrnehmung wird fragmentiert und zerstreut. Dabei wäre für eine Problemlösung oder eine Wertschätzung des Gesprächspartners, eine tiefe Aufmerksamkeit nötig. Die ständige Verfügbarkeit vieler Informationen bringt die Notwendigkeit mit sich, digitale Reize ständig zu filtern, zu kategorisieren, zu bewerten und uns zu entscheiden. All das und die schiere Menge und Häufigkeit der eintreffenden Informationen, erzeugt „digitalen Stress“.

Digitaler Stress – nicht jeder leidet darunter Weiterlesen…

Der Enterprise 2.0 Irrtum

Frank Wolf —  11. Juni 2014 — 2 Comments

Vor über fünf Jahren haben wir hier auf besser20 den ersten Teil unserer drei Präsentationen über Wissensmanagement im Enterprise 2.0 veröffentlicht. Mittlerweile haben alle drei deutschen Präsentationen zusammen über 140.000 Views und der ins Englische übersetzte erste Teil hat allein mehr als 100.000 Views bei Slideshare. Wir hatten damals vollmundig eine Fortsetzung angekündigt, die nicht nur wegen des großen Aufwands für so eine Präsentation lange warten musste. Vor allem war inhaltlich nicht viel Neues in Sicht, es galt ja erst einmal die ganzen theoretischen Versprechen des Enterprise 2.0 in Projekten wirklich umzusetzen und in der realen Geschäftswelt zu erleben.

Aber nun gibt es Neuigkeiten. Die Frage ist, was können Web 2.0 Tools im Unternehmen wirklich nachhaltig ausrichten und wo sind die bestehenden Erwartungen unerfüllbar. Eine Antwort darauf liefert der vierte Teil der Wissensmanagementpräsentation. Viel Spass beim Durchblättern – ich freue mich sehr über Ihre Meinung!

…nicht einmal diejenigen bei salesforce.com, die den Begriff geprägt haben. Das hat jetzt Salesforce CEO Marc Benioff zugegeben. Kunden hätten die Botschaft nicht verstanden. Die verständnislosen Kunden kann ich wiederum gut verstehen.  Das Social Enterprise ist keine Ziel – das hatten wir hier bei besser20 schon vor einiger Zeit festgestellt.

Mobile wird massiv in die Unternehmen wandern. Der mobile Zugriff auf Social Intranets, virtuelle Projekträume und Prozesslösungen wie zum Beispiel ein CRM wird nicht nur bestehende Nutzungsszenarien verbessern, sondern auch ganz neue Nutzungshorizonte eröffnen. Der tatsächliche Einsatz von mobilen Lösungen im Unternehmen steht jedoch noch am Anfang. Viele unserer Kunden sehen mobile Lösungen als Teil ihrer Intranet Roadmap, aber oft erst in späteren Phasen. Das ist schade, denn wir haben immer wieder gesehen, dass ein einfacher mobiler Zugriff starke positive Effekte auf die Nutzung der internen Plattformen hat.

Die World Class Mobile Collaboration 2013 Konferenz adressiert genau diese interne Nutzung mobiler Lösungen. Die Agenda liesst sich spannend und mit vielen Fallstudien sehr praxisnah.

World Class Mobile Collaboration 2013

Wo: Frankfurt, Steigenberger Hotel

Wann: 4./5. Dezember 2013

Oliver, Ihr sagt Corporate Videostreaming ist in den Chefetagen angekommen. Was verstehst du eigentlich unter Corporate Videostreaming?

Oliver Stache

Oliver Stache, Leiter Digital Media, T-Systems MMS

Videostreaming ist durch Youtube und Co. für uns ganz selbstverständlich geworden. Und diese Selbstverständlichkeit soll nun auch im Unternehmensumfeld einfach verfügbar sein. Dazu gehört, dass die Neujahrsansprache des Vorstandsvorsitzenden eines weltweit verteilten Unternehmens per Videostream an die gesamte Belegschaft übertragen wird – selbst an den entlegensten Standort.

Warum muss das per Video sein – es gibt doch auch einfachere Wege Informationen im Unternehmen zu verteilen?

Videobotschaften erlauben im Vergleich zu klassischen Medien wie Mitarbeiterzeitschriften oder Intranet-Artikeln eine viel emotionalere und authentischere Ansprache der Belegschaft. Genau das fasziniert die internen Kommunikatoren, denn keiner will mehr die oft steril klingenden Unternehmensnachrichten hören und lesen. Die Information ist verteilt, die Arbeit ist scheinbar erledigt, doch für die emotionale Mitarbeiterbindung – die eigentliche Hauptaufgabe der internen Kommunikation – ist mit glattredaktionierter und oft anonymer Kommunikation nichts getan.

Emotionale Mitarbeiterbindung?

Die Analysten von Gallup erheben jährlich den sogenannten Engagement Index, in dem Sie die emotionale Bindung der Arbeitnehmer an ihren Arbeitgeber untersuchen. Arbeitnehmer mit hoher Bindung haben mehr nutzbare Ideen, weniger Fehltage, empfehlen ihren Arbeitgeber weiter und sind produktiver. 2012 hatten 15% der Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung, 61% eine geringe emotionale Bindung und 24% keine emotionale Bindung. Zum Vergleich: im Jahr 2001 lagen diese Zahlen bei 16%, 69% und 15%. Gerade die kritischste Gruppe derjenigen, die innerlich gekündigt haben, wächst immer mehr an. Corporate Video ist bei weitem nicht die einzige Lösung dieses Problems, aber ein wichtiges Instrument, wenn es um neue und bessere Kommunikationsmittel geht.

Gibt es neben der Managementkommunikation noch weitere Anwendungsfälle? Weiterlesen…

Unser Webinar mit dem Titel “Schöne neue Arbeitswelt durch Social Business – Die wichtigsten Fragen an die Marktführer IBM, Jive und Microsoft” findet am 12.09. um 11 Uhr statt. Wir wollen unter anderem klären:

  • Was sind die wichtigsten Nutzenargumente für Entscheider?
  • Welche Anwendungsfälle bewähren sich immer wieder?
  • Wie unterscheiden sich die Schwerpunkte der drei Plattformen?
  • Wo liegen die Prioritäten bei der Weiterentwicklung der Lösungen?

Wir freuen uns über ihre Anmeldung! Dieser Termin ist der Auftakt einer Webinarreihe, die in den nächsten Wochen die wichtigsten Technologieplattformen und ihre Anwendungen im Social Business betrachtet.

Social Business steht und fällt mit dem aktiven Beitrag dezentraler Treiber im Unternehmen. Ihre Initiativen zählen durch ihre Dynamik ebenso wie durch ihren Erfolg. Den Spagat zwischen dem dafür notwendigen Freiraum und zielgerichteter Steuerung bewältigt ein zentrales Projektteam am besten, indem es dezentrale Initiativen wie interne Startups managt – so dass sie weitgehend selbständig, aber nicht sich selbst überlassen bleiben.

Doch der richtige Mix ist in der Praxis schwer zu finden. Was kommt, nachdem die soziale Plattform technologisch bereit steht? Klar, motivierende Qualifizierung, sprich Enabling und Kommunikation. Aber das Know-how und die Umsetzung der dezentralen Treiber variieren, und zentrale Maßnahmen scheitern manchmal an der Reichweite, häufiger noch an der Zielgenauigkeit.

Vom Social Use Case zum Social Business Case

Präzisierung ist vor allem da gefragt, wo die Zentrale fachlich an wenigsten beisteuern kann: bei den konkreten Anwendungsfällen, mit denen soziale Technologien nutzenbringend ins tägliche Geschäft adaptiert werden. Da die Parameter der Arbeit nirgends im Unternehmen die gleichen sind, können Anwendungsfälle nicht von oben vorgegeben werden. Sie müssen von jenen definiert, getrieben und kommuniziert werden, die davon unmittelbar profitieren: dezentralen Bereichen, Teams, Querschnittinitiativen.

Doch erst die Präzisierung von Aktivitäten, Beteiligten, und Ergebnissen macht aus einem generischen Social Use Case einen im Arbeitskontext sinnvoll eingebundenen Social Business Case. Und der wiederum steht im Zentrum von wirksamem Enabling und strategischem Aufbau des Social Business.

Vom social use case zum social business case Weiterlesen…